RESUMEN
Resulta evidente que las medidas destinadas al control de la accidentabilidad y a la mejora de las condiciones de seguridad y salud derivadas de la normativa legal vigente no han generado el resultado esperado.
El enfoque de muchas organizaciones basado en la interpretación de la gestión de la prevención como un “tributo” que debe abonarse a empresas externas (Servicios de Prevención Ajenos) que son los encargados de realizar un conjunto de actividades de marcado carácter documental y poco práctico, redunda en un desbordamiento de los recursos preventivos existentes lo cual, repercute en la merma de su eficacia y, en definitiva, en el empobrecimiento de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores.
Frente a este modelo reactivo de gestión de la prevención, se plantean alternativas fundamentadas en la realización de un profundo cambio cultural que posibilite la integración real de la prevención de riesgos y la seguridad en el trabajo en las organizaciones.
La implantación de un sistema interno de gestión de la prevención de riesgos laborales (“SIGPRL” en adelante) asumido por la Dirección de la empresa, ajustado a las necesidades de la organización, eficaz y normalizado debe contribuir a esta transición hacia un modelo de gestión proactivo y realmente útil.
En este sentido, la implantación de un SIGPRL basado en la informática y las nuevas tecnologías supone un importante salto cualitativo destinado a conseguir una optimización clara del rendimiento de los recursos preventivos existentes en las organizaciones (propios o ajenos).
ARTÍCULO
1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SITUACIÓN
El marco en el que las empresas desarrollan su actividad ha evolucionado de manera muy importante en un plazo de años relativamente corto.
La normativa legal cada vez más exigente, la presión de los agentes sociales, las necesidades de un mercado que integra nuevos requerimientos que deben ser satisfechos y, no lo olvidemos, la repercusión mediática que con frecuencia acompaña a los accidentes de trabajo han convertido a la siniestralidad laboral en un tema de rabiosa actualidad.
Estos elementos hacen pensar que el control de los accidentes de trabajo y la mejora de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores son preocupaciones de primer orden en la gestión de las empresas y que están plenamente controladas y monitorizadas.
La realidad es que, desde la entrada en vigor de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales en el año 1996 que establece el marco legal general que aglutina a toda la actividad de gestión preventiva en nuestro país, la tendencia general en relación al número de bajas por accidente de trabajo ha sido al alza.
Con seguridad, esta tendencia no está relacionada con una falta de actividad por parte de las empresas en la aplicación de medidas para la mejora de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores y para la reducción de los accidentes.
Esta tendencia está relacionada con una incorrecta orientación de los recursos y esfuerzos realizados por las empresas en esta materia debido, probablemente, al enfoque impropio que, en nuestra opinión, se tiene de la gestión de la prevención de riesgos laborales.
Es posible denominar este enfoque como un planteamiento REACTIVO y es posible definirlo a partir de las reflexiones siguientes:
- En muchas ocasiones la gestión de la prevención de riesgos laborales se concibe como un coste que debe ser asumido dentro de la organización (en el caso de aquellas que disponen de un Servicio de Prevención Propio) o como un “tributo” que es necesario abonar (en el caso de aquellas que externalizan la gestión de sus riesgos con un Servicio de Prevención Ajeno).
- Existe una tendencia creciente a la utilización del recurso de los Servicios de Prevención Ajenos como medio “más que suficiente” para la gestión de los riesgos propios de la organización.
Esta tendencia supone la desatención por parte de las empresas de una responsabilidad de primer orden y la supeditación en la adopción de medidas de carácter preventivo a elementos ajenos a la protección de los trabajadores tales como: relación entre la empresa y el Servicio de Prevención Ajeno, exigencias de producción, plazo de entrega de productos o dificultades de la organización para identificar los requerimientos de los técnicos de prevención externos.
-
Con frecuencia, la gestión de la prevención finaliza allí donde acaban las exigencias de orden legal. Mientras no ocurre algún suceso puntual y significativo que “mueve el sistema”, la gestión de la prevención se limita a lo indispensable y abarca tan sólo los requisitos mínimos que deben ser satisfechos por la empresa en el marco del cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Este enfoque reactivo conlleva una gestión inadecuada de la prevención de riesgos laborales. Efectos derivados de esta gestión son, entre otros, los siguientes :
-
Control del sistema basado en documentos y no en hechos. Se otorga excesiva importancia a la prevención documental (informes, registros y certificados) y se deja de lado su traslado al terreno práctico (fábrica, equipos y trabajadores).
Cabe decir que esta práctica esta fomentada, en ocasiones, por la propia Administración que utiliza el soporte documental como único medio de valoración y control de la actividad preventiva desarrollada por la empresa.
-
Utilización de medios precarios y hasta cierto punto no legales para la gestión de la prevención.
Las habituales herramientas de ofimática son insuficientes para el mantenimiento de un sistema que debe ser flexible y dinámico y no garantiza, entre otros aspectos, la absoluta confidencialidad de los datos de carácter personal con los que trabajan los técnicos.
Todo ello repercute en que los técnicos de prevención (propios o ajenos) se ven desbordados por una gran cantidad de tareas de tipo administrativo a las cuales deben dar respuesta en un plazo de tiempo muy breve. Ello ocasiona que destinen una parte importante de su tiempo en funciones de gestión administrativa que no inciden directamente en la mejora de las condiciones de seguridad y salud y no aportan valor añadido al propio papel del técnico en prevención.
A este punto es conveniente añadir que la gestión de tal carga de trabajo con tales medios y frente a tales expectativas genera con frecuencia situaciones de estrés, insatisfacción y bajas que, de nuevo, inciden en la prestación de este tipo de servicios.
En definitiva, la concepción de la gestión de la prevención como un coste y como una función residual supeditada a otras actividades de la organización, la externalización de esta responsabilidad con entidades ajenas a la propia empresa y la utilización de medios inadecuados repercute en unos sistemas de gestión poco eficaces, de utilidad limitada y basados en el cumplimiento documental de unos requisitos legales mínimos.
2. LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES (SIGPRL).
Para hacer frente a este panorama no son válidas soluciones parciales orientadas a paliar las consecuencias derivadas de la aplicación de un sistema basado en una concepción anacrónica de la gestión de la prevención de riesgos laborales.
El primer y más profundo cambio que se tiene que producir es la evolución cultural de todos los actores partícipes en la gestión del riesgo. Administración, Agentes sociales, Empresarios, Trabajadores y Población en general deben llevar a cabo e integrar en su imaginario particular esta importante evolución.
Este avance cultural debe considerar, fomentar y premiar la integración real de la prevención de riesgos laborales en todos los ámbitos de la vida cotidiana de las personas y las empresas.
En tal sentido, no está a nuestro alcance incidir en el espacio personal de cada individuo para inculcar esta nueva visión de las relaciones laborales. No obstante, si es posible para la Administración, los Agentes sociales, los Empresarios y los Trabajadores, modificar y mejorar su percepción de la seguridad y salud en el ámbito laboral.
Una herramienta que puede ser de gran utilidad en la consecución de este objetivo es la implementación de un adecuado sistema interno de gestión de la prevención de riesgos laborales en la organización.
Un SIGPRL es un conjunto estructurado de manuales, procedimientos, instrucciones, documentos y registros que pretende la normalización de los procesos de trabajo y su integración con el resto de sistemas de la organización, con el objetivo final de mejorar de manera constante y medible las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores.
Esta mejora se consigue a través de la identificación de las situaciones de riesgo que no han podido ser evitadas, el establecimiento de medidas de actuación destinadas a la eliminación o control de dichas situaciones de riesgo y la medición de su aplicación y eficacia.
No existe un modelo ideal de SIGPRL que garantice el éxito a toda aquella organización que decida implantarlo.
La bondad de un SIGPRL para la consecución del objetivo antes mencionado dependerá del grado de implicación de la dirección de la organización en su implantación, de su capacidad para adaptarse a la idiosincrasia particular de cada empresa y de su facultad para reconocer las limitaciones de ésta en los diferentes momentos de su despliegue.
En este sentido, cabe indicar que el estándar OHSAS 18001 se está erigiendo como la referencia más utilizada entre las empresas para garantizar que su propio SIGPRL cumple con los requisitos legales (o de otro tipo) y es eficaz para la consecución de los objetivos de la organización.
¿Qué beneficio supone para la organización la implantación de este sistema?. Entre otras, el establecimiento de un SIGPRL aportará ventajas de orden organizacional, económico y social.
- Ventajas Organizativas.
La correcta definición de la política de prevención, la justa asignación de funciones y responsabilidades de cada miembro de la organización, el consenso en la elaboración de objetivos en materia de prevención para todos los niveles de la compañía y la asignación de los medios suficientes para su consecución ayudará a la efectiva integración de la prevención en todos los procesos y funciones de la empresa.
La integración de la gestión de la prevención con la gestión de otras áreas afines como calidad y medio ambiente evitará duplicidades y gasto innecesario de recursos humanos y materiales.
- Ventajas Económicas.
El establecimiento de indicadores objetivos y medibles del rendimiento del sistema optimizará la eficacia de éste en relación a su desempeño en la mejora de las condiciones de seguridad y salud de los miembros de la organización.
El establecimiento de elementos activos de control prevendrá la ocurrencia de incidentes que puedan generar costes económicos directos o indirectos que repercutan negativamente en la cuenta de resultados final de la organización.
- Ventajas Sociales.
Mejorará la imagen interna de la organización entre sus colaboradores, incidiendo positivamente en su capacitación, motivación e identificación con los objetivos empresariales.
Mejorará la imagen externa de la organización y garantizará la validez de sus procesos frente a otras partes interesadas (Administración, Colaboradores externos, Competidores o Medios de comunicación).
La argumentación expuesta justifica sobradamente la instauración de este tipo de medios de gestión en la organización pero es importante no olvidar que incluso la mejor herramienta es inútil si no se utiliza y mantiene adecuadamente.
Es importante no perder de vista que la puesta en práctica de estos procesos conlleva la realización de un esfuerzo inicial importante de análisis, desarrollo documental, formación y capacitación de sus usuarios y, posteriormente a su implantación, su mantenimiento continuado a lo largo del tiempo.
Por ello, es conveniente tener en consideración algunos factores que ayudarán a convertir a nuestro SIGPRL en un medio bienvenido y utilizado y no en un lastre que los miembros de la organización estarán obligados a soportar.
La excesiva generación y aplicación de manuales, procedimientos, instrucciones, documentos o registros tan sólo contribuirá a crear un monstruo burocratizado en el que, de nuevo, se invertirá más esfuerzo y recursos en cumplimentar los requisitos internos que en trasladar su finalidad el puesto de trabajo. Por ello, en el diseño y desarrollo de nuestro SIGPRL, será necesario aplicar a conciencia los criterios siguientes :
- Implicación de la Dirección.
Si no existe esta condición no tiene sentido invertir esfuerzos en el diseño, implantación y mantenimiento de un sistema interno de gestión de la prevención de riesgos laborales. Es una condición “sine qua non” que debe ser explicitada incluso antes del momento “0” de creación del sistema.
- Optimización de los recursos disponibles.
¿Por qué empezar de cero si ya existen elementos que pueden resultar útiles? Mejor o peor orientadas, la gran mayoría de organizaciones han desarrollado elementos de gestión de la prevención. Su análisis, crítica constructiva y adaptación al nuevo enfoque de trabajo contribuirá a reducir el esfuerzo inicial y a conseguir una mejor identificación de los usuarios en su aplicación posterior.
¿Es necesario que todo el trabajo se geste en el departamento de prevención? Muchos de los procedimientos, instrucciones o registros afectarán a otras áreas de la organización. La participación de un representante de estas áreas y su inclusión en el grupo de trabajo garantizará un contenido más acorde con la realidad y una mejor integración con el resto de funciones y tareas de la propia área.
- Definición clara de objetivos y conocimiento de las propias limitaciones.
Posiblemente no sea preciso describir al detalle hasta la más básica de las operaciones de la organización. Es conveniente poder seleccionar los procesos o elementos críticos y desarrollar lo que sean necesarios para poder afianzar convenientemente las bases y crecer conforme se consolidad el propio sistema.
Es fundamental ser crítico con el propio sistema en sus inicios y definir objetivos mesurados y accesibles en su primera etapa de desarrollo e ir incrementando la exigencia de dichos objetivos conforme la madurez del propio sistema lo permita. Es un error frecuente intentar “pasar de 0 a 100” en un único ejercicio.
- Parquedad documental.
¿Hasta donde debe llegar el soporte documental? El objetivo de un SIGPRL es optimizar la gestión de la prevención y es por ello que el soporte documental debe ser el estrictamente necesario para la consecución de dicho objetivo.
- Utilización de las herramientas de gestión adecuadas.
La gestión de un SIGPRL que pretenda estar en línea con las ideas planteadas no va a ser posible sin el soporte de una herramienta informática específica.
El cumplimiento de los requisitos legales, en particular en lo relativo al mantenimiento actualizado de la evaluación de riesgos y de la actividad preventiva, y la búsqueda de la optimización del trabajo de los técnicos de prevención existentes, hace inviable el soporte de un SIGPRL de estas características en papel.
En el mismo sentido, la utilización de herramientas ofimáticas tradicionales (procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos, etc) se muestra claramente insuficiente (e incluso ilegal) para la consecución de los objetivos de descentralización e integración real de la prevención en toda la organización debido, fundamentalmente, a sus carencia en relación a la necesaria flexibilidad, adaptabilidad y confidencialidad de datos que debe poseer nuestro SIGPRL.
3. LA INFORMATIZACIÓN DE LA PREVENCIÓN COMO VÍA DE OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN PREVENTIVA.
¿Por qué informatizar la gestión de la prevención de riesgos laborales?
No existe una única respuesta y en cualquier caso los motivos que recomiendan esta opción son múltiples y variados. Destacamos los siguientes :
- Disponer de una herramienta de gestión acorde a la sociedad actual basada en las nuevas tecnologías de la información.
- Normalizar, corporativizar y homogeneizar la estructura documental de la empresa.
- Disponer de una herramienta dinámica y adaptable a las necesidades cambiantes de la gestión de la seguridad y salud.
- Optimizar y rentabilizar la actividad preventiva desarrollada en la empresa, incrementando la eficacia y eficiencia del departamento de prevención.
El indicador más claro de la eficacia de dicho departamento será la mejora de las condiciones de seguridad y salud y la reducción en el número de accidentes. En el momento en que el técnico pueda realmente dedicarse a diseñar estrategias de acción, implantar y seguir la evolución de las medidas correctoras y promover el antedicho cambio cultural en la organización, se estará en la línea de consecución del objetivo de eficacia del sistema.
Para que el técnico en prevención pueda desarrollar esta línea de trabajo es necesario que pueda simplificar y/o reducir su carga de trabajo administrativo. La utilización de este tipo de sistemas informáticos también han de servir para conseguir que el técnico trabajo de técnico de prevención y no como administrativo de prevención.
- Disponer de una capacidad de respuesta rápida y ágil a los requerimientos expresados por las partes interesadas (Administración, representantes de los trabajadores, empresas externas) en materia de prevención de riesgos.
- Descentralizar la gestión de la prevención y conseguir una integración real en todas los niveles de la organización.
- Muchos de los departamentos de prevención de las grandes empresas actuales son percibidos como una especie de “caja negra” donde entra información y de donde salen acciones (evaluaciones de riesgos, medidas correctoras, planes de formación o de emergencia, etc.) que afectan al resto de la empresa. Son unidades ejecutoras de acciones independientes del resto de departamentos.
- Una herramienta que permita la participación de todos los miembros de la empresa a la hora de indicar situaciones de riesgo, colaborar en la implantación de las medidas preventivas, participar activamente en su formación o ayudar en la determinación de las causas de los accidentes de trabajo conseguirá que la implicación en la gestión de la seguridad sea real y asumida por todos además de convertir al departamento de prevención en un órgano consultor y no meramente en una “caja negra” alejado del resto de departamentos y secciones de la empresa.
- Cumplir con los requerimientos existentes en materia de protección de datos de carácter personal.
Desafortunadamente hay que ser consciente que este escenario ideal no es fácil que se produzca en la gran mayoría de organización de nuestro país.
Para conseguir todas estas sinergias es indispensable vincular una organización que se encuentre en su momento justo de maduración en relación a la gestión de la prevención con una herramienta informática de gestión que cumpla un conjunto mínimo de requerimientos.
La empresa que apueste por este modelo de gestión avanzado debe ser una organización en la que la seguridad y salud de los trabajadores ocupe su justa posición en la escala de valores existente.
Esta organización debe visualizar la importancia de una adecuada gestión del riesgo y asumir su manejo como una oportunidad de mejora de las condiciones de vida de sus colaboradores y una vía de incremento de la rentabilidad económica y social de la firma.
En tal sentido, la rentabilidad económica se conseguirá, como antes se ha explicado, por medio de la reducción de la siniestralidad laboral lo cual, implica la minimización de los costes (directos e indirectos) de la no prevención. Entre ellos los siguientes :
- Los costes directos de la no prevención son bien conocidos : sanciones administrativas originadas por Inspecciones, exigencias de responsabilidad civil e incluso penal, salario de la persona accidentada, salario de la persona sustituta de la accidentada, pérdidas de producción, deterioros en equipos o material, daños a terceros, etc.
- Los costes indirectos no son tan evidentes pero resultan igualmente significativos : incremento del absentismo laboral y la desmotivación, pérdida de imagen pública, impacto sobre futuros clientes, etc.
La rentabilidad social, tan importante como la económica, se conseguirá cuando los miembros de la organización perciban que trabajan en un entorno saludable, seguro y, muy importante, preocupado en el mantenimiento y mejora constantes de estas condiciones.
Esta empresa debe tener una alta capacidad de auto crítica y estar abierta de propuestas alternativas y/o rompedoras con el status quo vigente.
Finalmente debe ser valiente y estar decidida a seguir un camino que puede parecer más arduo pero resultará, sin duda, más provechoso.
La herramienta informática que debe acompañar la gestión de este tipo de organización debe reunir, asimismo, un conjunto muy definido de atributos. Entre ellos, los más destacados, son :
- Permitir el trabajo desde cualquier ubicación. El técnico en prevención pierde muchas horas en desplazamientos improductivos. El software debe ser capaz de funcionar con eficacia desde cualquier ubicación : oficinas centrales, delegaciones periféricas o incluso a pie de obra.
- Debe ser una herramienta integral, que permita la gestión de todos los aspectos de las disciplinas preventivas (seguridad, higiene, ergonomía y psicosociología y medicina del trabajo) a través de una estructura lógica y ordenada. Debe ser capaz de integrarse con otros sistemas informáticos de gestión de diferentes ámbitos de la organización (recursos humanos, seguridad, mantenimiento).
- Debe ser capaz de adaptarse a las necesidades de la empresa usuaria. La herramienta está al servicio del departamento de prevención y no al revés.
- Debe permitir el acceso únicamente a personal autorizado. Las rigurosas exigencias de la Ley de protección de datos deben estar integradas en especial cuando el técnico trabaje con datos de carácter confidencial e incluso médico.
- Debe ser capaz de permitir el acceso controlado a terceras empresas no vinculadas directamente con la actividad de la organización pero que tengan funciones o responsabilidades específicas en esta materia.
- Día a día, la coordinación empresarial en prevención de riesgos adquiere mayor importancia habida cuenta de la frecuencia con la que actividades de distintas organizaciones comparten un mismo espacio y conviven a lo largo de un tiempo prolongado.
- Estas actividades, reguladas legalmente, pueden llegar a representar un riesgo para las personas que se encuentran en ese espacio y en tal sentido es necesario que las empresas coordinen sus esfuerzos para controlar, si no pueden eliminar, dicho riesgo.
- Este proceso suele conllevar el intercambio constante de información entre las empresas lo cual, con los medios actuales, lo convierten en una tarea lenta, farragosa, de marcado carácter administrativo y poco útil (se otorga más importancia a tener el documento que al contenido del mismo).
- La herramienta a utilizar debe ser capaz de agilizar este proceso. Tiene que estar pensada para facilitar a los técnicos centrarse en el contenido de la información a coordinar, tener perfectamente accesible y almacenada dicha documentación e incluso poder reconstruir el histórico de intercambio de datos entre ambas empresas.
- Debe ser amable con el usuario. Utilizar un interface ergonómico que resulte agradable, intuitivo y sencillo al técnico en prevención que debe ejecutar los trabajos.
- Debe servir como herramienta de trabajo que simplifique la elaboración de documentos (informes de evaluación, planes de emergencias, certificados, informes de investigación de accidentes, historias médicas, etc.) y que además (en este tiempo en que la imagen es tan importante), estos documentos mantengan un elevado grado de calidad visual y corporativa.
- Debe permitir una adecuada gestión documental, evitando el archivo innecesario de cajas y cajas de documentos en formato físico. Además debe ser absolutamente seguro en lo relativo al mantenimiento y/o transmisión de la información alojada en él.
- Debe ser fiable y depender en lo mínimo posible de entidades externas y/o departamentos de informática, los cuales, con frecuencia, están saturados de trabajo.
- Debe contar con un adecuado servicio de atención y soporte que sea capaz de resolver las dudas y/o problemas tanto funcionales como informáticos que se planteen durante su utilización habitual.
4. LAS SOLUCIONES INFORMÁTICAS EXISTENTES.
En la actualidad que existen programas de software que intentan cumplir con estos atributos.
Se pueden categorizar en dos familias. La primera integra aquellas soluciones genéricas, asociadas con frecuencia a estos programas de gestión (recursos humanos, nóminas, etc.). La segunda integra aquellas soluciones específicas que abordan aspectos concretos de la gestión preventiva.
Las soluciones genéricas, a las que denominaremos “inespecíficas” se caracterizan por:
- Son desarrollos de programas existentes que se adaptan, según las necesidades de cada cliente, a la gestión de la prevención.
- Suelen ser productos producidos por empresas del ámbito informático de reconocido prestigio pero sin experiencia en la gestión de la prevención.
- Dado que son adaptaciones específicas, suelen tener un plazo de implantación y puesta en marcha prolongado. Durante este plazo es habitual la realización de pruebas y ensayos de control para verificar el adecuado funcionamiento de la aplicación.
- La fiabilidad de las adaptaciones desarrolladas depende del proceso previo de “prueba y error”, siendo menor al principio e incrementándose a lo largo del tiempo. Ello conlleva una dependencia técnica del proveedor informático.
- Debido a que son adaptaciones “a medida”, su coste suele ser elevado.
- Su implantación se circunscribe a cada cliente por cuanto las soluciones propuestas son distintas en cada caso.
Las soluciones específicas, a las que denominaremos “de nicho” se caracterizan por :
- Son programas de software específicamente diseñados para la gestión de la prevención de riesgos laborales.
- Suelen ser productos producidos por empresas con experiencia en la gestión de la prevención de riesgos laborales.
- En función de cada programa, el plazo de implantación varía. En cualquier caso, suele ser significativamente más corto que en el caso de las soluciones genéricas. El tiempo de implantación se dedica a la parametrización de la herramienta de acuerdo a las características de la organización.
- La fiabilidad de estas herramientas suele ser elevada debido a que han sido implantadas en multitud de organizaciones y la fase de prueba y error se ha realizado previamente a su comercialización.
- La dependencia del proveedor informático suele ser menor y se circunscribe a la realización de consultas técnicas y/o actualizaciones.
- El coste suele ser más reducido que en el caso de soluciones genéricas.
- No todas ellas abarcan la gestión integral de todos los aspectos de la prevención. Existen aplicaciones integrales y otras destinadas a la gestión de elementos específicos.
Una herramienta informática ideal debería ser capaz de aglutinar la potencia de las soluciones genéricas con la funcionalidad de las soluciones de nicho. A título de orientación, un buen programa de gestión de la prevención debería :
- Haber sido elaborado con la colaboración de expertos en la gestión de la prevención.
- Posibilitar la gestión INTEGRAL de la prevención.
- Permitir su evolución en paralelo a la propia organización.
- Poder implantarse en un periodo corto tiempo, respetando las particularidades de la organización y dando respuesta a las mismas.
- Ser funcional, fiable y robusto.
- Ser económico.
- Permitir su integración con el resto de programas de gestión de la organización.
- Contar con un sólido servicio de soporte técnico o informático que de respuesta a las consultas o dudas del usuario. Idealmente, este servicio de soporte estaría formado por técnicos cualificados en prevención de riesgos laborales.
|
